7 zastosowań Aplikacji Google w content marketingu

Marketing treści to równocześnie kreatywne i analityczne zadanie, które wymaga korzystania z całego wachlarza narzędzi. Każdy, kto kiedykolwiek starał się zachować balans pomiędzy odpowiednim nasyceniem słów kluczowych, częstotliwością publikacji a interesującą zawartością artykułów wie, że nie jest to łatwe zadanie.

Pomimo tego, że content marketing to z pozoru bardziej humanistyczna niż ścisła dziedzina wiedzy, to podstawowym narzędziem pracy ludzi z tej branży są arkusze kalkulacyjne. Wykorzystywane są przede wszystkim do przygotowywania harmonogramu publikacji – kluczowego elementu każdej strategii contentowej. Umiejętność tworzenia tabel i wykresów w Arkuszach Google nie jest więc obca żadnemu marketerowi, ale za to nie wszyscy wykorzystują w pełni potencjał reszty aplikacji, które Google zapewnia każdemu użytkownikowi Gmaila bądź G Suite. 

Przedstawiamy 7 funkcji aplikacji Google, o których prawdopodobnie nie wiesz, ale na pewno pomogą Ci w tworzeniu treści hobbystycznie czy zawodowo. Te i inne tricki pochodzą z ebooka Sekrety Aplikacji Google – czyli jak pracować wydajniej ze swoim kontem Gmail, którego możesz pobrać bezpłatnie, klikając tutaj.

1. Utwórz nowy plik w kilka sekund

Jako twórca treści na social media, blogi, czy strony internetowe, nie jesteś w stanie przewidzieć kiedy poczujesz przypływ inspiracji. Ważne, żeby zawsze mieć pod ręką odpowiednie narzędzie do wprowadzenia genialnych pomysłów w życie, zanim bezpowrotnie wylecą nam z głowy. 

Plik dowolnej aplikacji Google możesz utworzyć w oknie każdej przeglądarki, wpisując na pasku adresowym komendę, która jest skrótem do wybranej aplikacji z Twojego konta Google lub G Suite. 

Obecnie obsługiwane skróty, to:

• Docs.new – tworzy nowy Dokument Google
• Sheets.new – tworzy nowy Arkusz Google
• Slides.new – tworzy nową Prezentację Google
• Forms.new – tworzy nowy Formularz Google
• Cal.new – tworzy nowe wydarzenie w Kalendarzu Google
• Keep.new – tworzy nową notatkę w Google Keep
• Sites.new – tworzy nową Witrynę Google

2. Komentarze, sugestie i czat

Google udostępnia nieodpłatnie cały zestaw chmurowych edytorów plików, w tym m.in. aplikacje do tworzenia:

• Dokumentów (Google Docs)
• Prezentacji (Google Slides)
• Arkuszy kalkulacyjnych (Google Spreadsheets)
• Witryn internetowych (Google Sites)

Wszystkie pliki edytowane w tych aplikacjach zawierają zaawansowane opcje współpracy wielu osób w czasie rzeczywistym. Content marketing to praca zespołowa – najczęściej do surowego materiału musi mieć wgląd kilka osób, w tym manager, copywriterzy i graficy. Dlatego dział marketingu każdej firmy może usprawnić swoją pracę dzięki możliwości komentowania i sugerowania zmian w dokumentach. 

Komentarze możemy dodawać w każdej z wyżej wymienionych aplikacji przy pomocy skrótu klawiszowego [Ctrl + Alt + M]. Dodatkowo po skomentowaniu możemy oznaczyć współpracownika, wpisując przed jego adresem email symbol “+”, aby dostał specjalne powiadomienie o komentarzu. 

Czat wewnętrzny wśród osób edytujących plik w dowolnym edytorze Google to kolejna metoda na szybkie porozumiewanie się z każdego miejsca na świecie. Czat uruchamiamy w prawym górnym rogu okna aplikacji (po prawej stronie okrągłych miniaturek avatarów innych użytkowników przeglądających plik). Warto pamiętać, że historia czatu jest usuwana za każdym razem, gdy opuszczasz plik – tej funkcji należy używać do omawiania bieżących spraw. Sugestie w pliku są natomiast opcją specyficzną dla Dokumentów Google, ponieważ dotyczy bezpośrednio pracy na tekstach. Jest to tryb wprowadzania zmian w dokumencie, który włączymy rozwijając listę w prawym górnym rogu paska narzędzi i wybierając Sugerowanie. Dla osób z pełnymi uprawnieniami edycji domyślnie ustawiony jest tryb Edytowanie.  Po uruchomieniu sugestii możemy swobodnie wprowadzać zmiany w tekście. Wcześniejsza treść nie zniknie, tylko zostanie przekreślona, a nasza edycja zamieni się w sugestię. Właściciel pliku bądź inny edytujący użytkownik mogą nasze sugestie zaakceptować, odrzucić bądź skomentować.

3. Pisanie głosowe w Dokumentach Google

Zdarza się, że natłok myśli i pomysłów łatwiej jest przekazać werbalnie niż tekstowo – wówczas możemy skorzystać z opcji dyktowania treści artykułu. Przycisk mikrofonu w Dokumentach Google wywołamy klikając na opcję Pisanie głosowe w zakładce Narzędzia. 

Dyktowanie nie jest żadną nowością – od dawna cieszymy się funkcją rozpoznawania mowy w smartfonach. Algorytmy Google z każdym miesiącem radzą sobie lepiej z poprawnym wychwytywaniem języka polskiego. W dokumentach mamy dodatkowo możliwość wstawiania znaków interpunkcyjnych i  formatowania tekstu przy pomocy komend głosowych (obecnie komendy można wydawać tylko w języku angielskim).

Aby dodać znaki interpunkcyjne, użyj tych zwrotów:

• Period – kropka
• Comma – przecinek
• Exclamation point – wykrzyknik
• Question mark – znak zapytania
• New line – nowy wiersz
• New paragraph – nowy akapit

Najczęściej używane opcje formatowania tekstu wywołasz komendami: 

• Bold – Pogrubienie
• Italics – Kursywa
• Strikethrough – Przekreślenie
• Underline – Podkreślenie
• All caps [wyraz lub fraza] – Wszystkie wielkie litery
• Capitalize [wyraz lub fraza]  – Pierwsza wielka litera
• Text color [kolor]  – Kolor tekstu 
• Highlight – Wyróżnij
• Highlight [kolor] – Wyróżnij kolorem
• Remove highlight – Usuń wyróżnienie
• Align right – Wyrównaj do prawej
• Align justified – Wyjustuj
• Create bulleted list – Utwórz listę punktowaną
• Clear formatting – Wyczyść formatowanie
• Copy – Kopiuj
• Cut – Wytnij
• Paste – Wklej
• Delete – Usuń
• Delete last word – Usuń ostatni wyraz

4. Ustaw powtarzalne frazy w Dokumentach Google

Jeśli Twoja praca wymaga wpisywania jakiejś frazy z dużą częstotliwością (przykładowo: długiej nazwy spółki), to możesz skorzystać ze skrótu, który za każdym razem zaoszczędzi Ci parę sekund.

Z zakładki Narzędzia wybierz Ustawienia. Pojawi się okno, w którym znajdziesz tabelę do tworzenia własnych reguł automatycznego podmieniania znaków i fraz.

Wybierz dla swojej frazy unikalny skrót, który nie jest słowem. Np. 

fotc dla Fly On The Cloud Sp. z o.o.

lub  – (dywiz) dla – (półpauzy)

Po zatwierdzeniu zmian w preferencjach, możesz zacząć używać nowych skrótów we wszystkich swoich dokumentach.

5. Przetłumacz cały Dokument Google

Translator Google to popularne narzędzie do pobieżnego tłumaczenia tekstów i stron internetowych na inne języki. Dokumenty Google są z nim w pełni zintegrowane – więc gdy potrzebujemy przełożyć tekst na inny język, to nie musimy specjalnie otwierać translatora i kopiować treści tam i z powrotem.  W zakładce Narzędzia > Przetłumacz dokument uruchomimy wyskakujące okno – możemy w nim wybrać język i nazwać kopię dokumentu z tłumaczeniem, która zostanie wygenerowana automatycznie.

6. Gotowe szablony odpowiedzi w Gmailu

Wielokrotne pisanie podobnie brzmiących maili to jedna z najbardziej monotonnych czynności podczas pracy każdego marketera – większość z nas chętnie pozbyłaby się tego żmudnego obowiązku. Możemy przygotować swoje własne szablony wiadomości, tak jak ustawiamy różne wersje podpisów i stopek w mailach. Nie zajmie to dłużej niż minutę, a oszczędzi nam mnóstwo czasu w przyszłości. 

1. Wejdź na swoją pocztę Gmail i kliknij na ikonkę koła zębatego w prawym górnym rogu. Z menu kontekstowego wybierz Ustawienia.
2. W ustawieniach przejdź do zakładki Zaawansowane. Włącz opcję Gotowe odpowiedzi (szablony) i zapisz zmiany.
3. Uruchom okno edycji nowego maila, klikając Utwórz. 
4. Napisz treść wiadomości, którą chcesz zapisać jako szablon. 
5. Kliknij  trzy kropki w prawym dolnym rogu ekranu, najedź na Szablony odpowiedzi i wybierz Zapisz wersję roboczą jako szablon. Nazwij swój szablon. 

Od teraz za każdym razem jak tworzysz nowego maila, możesz wstawić jeden z uprzednio utworzonych szablonów, rozwijając przycisk z trzema kropkami w oknie edycji i wybierając jedną pozycję z listy gotowych odpowiedzi. 

7. Optyczne rozpoznawanie znaków na obrazach

Czy zdarzyło Ci się kiedyś ręcznie przepisywać tekst z infografiki lub wklejać do dokumentu fragmenty pliku .PDF? Jeśli korzystasz z Dysku i Dokumentów Google, to nigdy więcej Ci się to nie przytrafi.

Nie wszyscy zdają sobie sprawę z tego, że Dysk Google może działać jako automatyczny OCR (skrót od ang. Optical Character Recognition). Oznacza to, że zdjęcia i pliki PDF, które zapiszemy na dysku, mogą być przeskanowane przez algorytm Google, który odnajdzie na nich tekst i przekształci go w dokument gotowy do edycji. 

Żeby automatycznie wyciągnąć tekst, musimy zapisać na Dysku Google plik w formacie .JPEG, .PNG, .GIF, lub .PDF, a następnie otworzyć go jako Dokument Google. I tyle! Powstanie dokument, w którym zobaczymy cały obraz w oryginale, a pod spodem znajdziemy edytowalny tekst.

Oto kilka wskazówek, dzięki którym możesz sprawić, by OCR na dysku konwertował obrazy na tekst jeszcze skuteczniej: 

• Rozmiar pliku powinien być mniejszy niż 2 MB.
• Rozdzielczość – tekst na obrazie powinien mieć minimum 10 pikseli wysokości.
• Orientacja zdjęcia ma znaczenie – obróć je tak, aby tekst był czytelny.
• Język tekstu zostanie wykryty automatycznie.
• Dla najlepszych rezultatów, używaj na obrazach popularnych fontów, takich jak Helvetica, Arial bądź Times New Roman.
• Zadbaj o jakość i ostrość zdjęcia – równomierne oświetlenie i dobry kontrast znacznie poprawią skuteczność skanowania.

Odbierz darmowego ebooka

Mamy nadzieję, że te 7 wskazówek pomoże Ci lepiej wykorzystać chmurowe edytory plików od Google we wszystkich wysiłkach związanych z content marketingiem w Twojej firmie. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o funkcjach aplikacji Google, które nie są powszechnie znane, to pobierz darmowego ebooka:

Sekrety Aplikacji Google – czyli jak pracować wydajniej ze swoim kontem Gmail